NGHIỆP VỤ LỄ TÂN TRONG KHÁCH SẠN (PHẦN 4)

VI-Check out

*Khi có khách xuống yêu cầu làm thủ tục check out:
+Khách sẽ đưa chìa khoá cho lễ tân, qua đó ta biết được số phòng của khách.
+Lễ tân gọi ngay cho bộ phận buồng phòng để check mini bar xem. Nếu khách dùng gì thì ghi ngay vào cột ghi chú của tờ danh sách check out, sau đó post tiền lên máy. Nếu đang sử dụng phần mềm quản lý Khách sạn, Resort Newway thì Lễ tân có thể vừa nghe vừa thao tác luôn mà không cần ghi ra giấy.

Lưu ý cần check lại thông tin xem khách sẽ tự thanh toán hay công ty thanh toán để in hóa đơn thanh toán cho phù hợp.

+ Nếu khách tự thanh toán hết các khoản thì ta để hết tiền vào một folio, trừ trường hợp nếu khách yêu cầu in hoá đơn tiền phòng riêng thì ta tách tiền phòng ra Folio khác.

+ Nếu khách là do công ty thanh toán thì ta tách riêng phần công ty thanh toán ra một folio (thường là tiền phòng), còn phần khách tự thanh toán ta để hết trong một Folio.

+ Có thể dùng thực hiện thanh tạo hóa đơn thanh toán cho từng phòng hoặc cho cả đoàn tùy theo từng trường hợp cụ thể khách yêu cầu. (Lưu ý: tránh việc post nhầm dịch vụ và thanh toán nhầm hóa đơn của khách)

*In hoá đơn:

+ Sau khi đã định rõ thành các Folio, ta xác định xem khách sẽ thanh toán Folio nào thì in hóa đơn đó cho khách.Thông báo với khách số tiền khách phải thanh toán.Nếu khách muốn xem trước các khoản tiền thì ta in cho khách hoá đơn nháp.

+ Sau khi đã in nháp, lễ tân hỏi khách hình thức thanh toán. Nếu khách thanh toán bằng một loại tiền thì ta Auto payment vào số tiền theo đúng loại tiền VND/USD/Credit card….Nếu chách thanh toán bằng nhiều loại tiền thì ta có thể nhập vào số tiền theo mỗi loại tiền rồi ấn OK hoặc là có thể post (Cash) mỗi loại tiền một khoản( ex: cash USD/ cash VND/ cash credit card…)
+ Nếu là khách tự thanh toán hết thì ta để tất cả các khoản trong một Folio cho nên khi in hoá đơn ta cũng chỉ in một hoá đơn duy nhất cho folio đó. (trừ trường hợp khách muốn in riêng phần tiền nào đó thì ta move rồi in phần đó).

+ Nếu là khách do công ty thanh toán tiền phòng thì ta in làm hai hoá đơn. Một hoá đơn phần tiền khách thanh toán. Sau đó là in tiếp hoá đơn phần công ty thanh toán (hoá đơn này vẫn để pending phần tiền và kế toán sẽ đòi nợ phần tiền này)

+ In hoá đơn official bill. Nếu in bị lỗi do giắt giấy thì ta in lại bằng lệnh reprint (sau khi chỉnh lại giấy). Hoá đơn in lỗi sẽ được giữ lại để gửi qua phòng kế toán.

+ Sau khi đã in bill sẽ có hai liên, lễ tân có thể đưa cho khách liên hồng. Trong trường hợp khách muốn viết hoá đơn VAT, lễ tân sẽ gọi cho bộ phận kế toán viết.

* In xong nhớ ấn vào nút Font trên máy in để đưa giấy in về vị trí đúng.

* Thu tiền:

Lễ tân luôn có quỹ riêng có các loại tiền lẻ để tiện cho việc trả lại tiền thừa cho khách. Khi nhận tiền cần phải cẩn thận kiểm tra kỹ tiền giả, không nhận các loại tiền quá cũ hoặc bị rách.

* Nộp tiền: Lễ tân ca sáng sẽ làm check out và thu tiền nên việc nộp tiền cho kế toán sẽ là do lễ tân ca sáng làm. Các khoản tiền sẽ được viết lên giấy theo từng phòng đã check out rồi sau đó cộng tổng các khoản. Tổng số tiền phải trùng khớp với số tiền đã post trên máy kể cả loại tiền USD/VND/Credit card…Không đổi loại này thành loại khác.

VII-Reference:

1-Đồ gửi ( baggage registation):

* Trường hợp khách muốn gửi lại đồ đạc nhỏ, tài liệu, vé máy bay…Lễ tân cần kiểm tra hết sức thận trọng, sau đó lấy phong bì niêm phong ngay trước mặt khách. Yêu cầu khách ký vào phần giáp ranh của phong bì sau đó dùng băng dính gián lại sao cho băng dính đè lên cả phần chữ ký.

Sau khi đã niêm phong xong, lễ tân lấy phiếu giao nhận đổ ( baggage registration), điền đầy đủ các thông tin, lễ tân và khách ký mỗi người hai chữ ký theo yêu cầu sau đó cắt ra làm hai nửa, mỗi bên giữ một nửa.

*Khi khách quay lại lấy đồ, khách sẽ trình nửa của khách cho lễ tân và lễ tân sẽ giao lại đồ cho khách. Đồ nhận của khách sẽ được cất cẩn thận trong két an toàn, cần phải được bàn giao cho các ca kế tiếp.

* Nếu khách có ý định gửi tiền, lễ tân nên thông báo với khách rằng khách có thể để trong safety box trên phòng vì nhận tiền hoặc đồ vật quý hiếm rất nguy hiểm.

*Không nhận đồ vật do khách không lưu trú tại khách sạn. Hành lý của khách sẽ gửi ở bộ phận bell.