Nghiệp vụ lễ tân trong khách sạn (phần 1)

Yêu cầu công việc chung

* Khi đến nhận ca, lễ tân phải nhận bàn giao trong sổ bàn giao trong đó bao gồm đồ đạc, các thông tin cần thực hiện cho khách như các giấy tờ, phong bì từ bên ngoài gửi cho khách, các phong bì đựng các khoản tiền như tiền đặt cọc, tiền quỹ…Nếu sảy ra mất mát trong ca nào thì ca đó phải chịu trách nhiệm.
* Các thông tin ca trước bàn giao lại cho ca sau phải được ghi rõ ràng trên giấy tờ, không nên bàn giao miệng vì rất dễ quên do tính chất công việc của lễ tân có rất nhiều các giao dịch.
* Khi nhận ca, lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng khách sạn để nắm bắt ngay vào công việc cần phải làm. Nếu là ca sáng thì xem sẽ còn bao nhiêu phòng check out (danh sách phòng đi – Departure list), bao nhiêu phòng check in (danh sách phòng đến – Arrival list) có phòng nào early C/I hoặc late C/O hay không, những phòng nào Noshow. Nếu là ca chiều thì xem có phòng nào chưa check out trên phần mềm hay không hoặc có phòng L.C.O hay không.
*Các thông tin quan trọng mà chưa làm đều phải ghi note nhắc nhở vào quyển lịch ngay trước mặt để không bị quên. Với những khách sạn theo quy chuẩn quốc tế, Nhân viên lễ tân cần phải nắm vững danh sách công việc cần thực hiện hàng ngày (check-list) để không bỏ sót bất kỳ công việc nào.

Phần chuẩn bị trước khi khách đến khách sạn:

Hồ sơ của khách sẽ được phòng Sales gửi ra lễ tân có Booking bản photo kẹp với tờ reservation có ghi lại các chi tiết chính xác cần thiết thông tin khách đã được reconfirmed. Dựa vào bookings này, lễ tân có được các thông tin của khách để tiện cho việc đón khách. Tất cả các phòng đặt qua phòng sales đều phải có booking gửi ra lễ tân. Nếu là khách Walkin đặt phòng trước qua lễ tân thì có Reservation Form, khách Walk in trực tiếp lấy phòng ngay thì làm luôn Registration form. Số phòng của khách đặt phòng trước đã được xếp sẵn trước khi khách về do trưởng bộ phận Lễ tân trực tiếp hoặc phân công cho nhân viên lễ tân xếp trước một ngày hoặc trước khi khách đến. Lễ tân trực ca đêm hoặc Kiểm toán đêm (Night auditor) có nhiệm vụ in trước danh sách khách đến và khách đi của ngày hôm sau. Khi khách đến nhận phòng cần phải kiểm tra lại thông tin đặt phòng của khách, đồng thời kiểm tra lại trạng thái của phòng đã đăng ký cho khách qua bộ phận Housekeeping để chắc chắn phòng đã được dọn sạch VC (Vacant Clean) và đủ điều kiện đón khách.

(Còn tiếp)....